Wij verkopen agents. Daarom staat hier de rekensom waarmee je ons kunt afwijzen.
Je berekent de ROI door de tijd die aan herhalende vragen opgaat te vermenigvuldigen met het uurtarief en het aantal werkweken, en daar de bouwkosten plus het jaarlijkse modelverbruik tegenover te zetten. Komt de terugverdientijd boven twee jaar, dan is een agent zelden een verstandige investering.
STAP VOOR STAP
De rekensom, stap voor stap
- Tel een week lang je herhalende vragenNiet schatten. Noteer een week lang hoeveel vragen binnenkomen en welke daarvan in essentie hetzelfde zijn. Bijna iedereen onderschat dit aantal.
- Schat de tijd per vraag inclusief onderbrekingEen vraag van twee minuten kost meer dan twee minuten: je wordt uit je werk gehaald en moet er weer in komen. Reken realistisch.
- Vermenigvuldig met het uurtarief van wie het doetInclusief werkgeverslasten. Bij een supportmedewerker is dat een ander getal dan bij jezelf.
- Vermenigvuldig met 46 werkwekenDat is je jaarlijkse kostenpost aan herhalende vragen. Dit getal verrast de meeste ondernemers.
- Trek het aandeel af dat een agent niet aankanReken met zestig tot tachtig procent, niet met alles. De rest blijft mensenwerk en dat hoort in de som.
- Zet de kosten ertegenoverBouw vanaf €2.950, plus modelverbruik van doorgaans €20 tot €80 per maand, plus eventueel beheer. Deel de bouwkosten door de netto jaarlijkse besparing.
VALKUILEN
De kosten die mensen vergeten
Het opschonen van je documentatie. Een agent kan alleen antwoorden wat ergens staat, en bij de meeste bedrijven is bronmateriaal verspreid en verouderd. Dat opruimen is vaak het echte werk en hoort in de begroting.
En de eerste weken meelezen. Dat kost tijd van een mens, precies op het moment dat je dacht tijd te besparen. Die investering is eenmalig maar niet nul.
- Documentatie opschonen — vaak de grootste verborgen post.
- Eerste weken meelezen — eenmalig, maar niet gratis.
- Modelverbruik — €20 tot €80 per maand, doorlopend.
- Reken met 60 tot 80 procent — niet alles is automatiseerbaar.
- Boven twee jaar terugverdientijd — meestal niet doen.
VEELGESTELDE VRAGEN
Meer over de rekensom
Wat is een goede terugverdientijd?
Binnen een jaar is goed, tot twee jaar verdedigbaar. Daarboven zijn de aannames te onzeker — er verandert te veel in twee jaar om er nu een investering op te baseren.
Tellen tevredener klanten mee?
Wel echt, maar niet in de rekensom. Snellere antwoorden en bereikbaarheid buiten kantooruren leveren waarde die je lastig becijfert. Laat de harde som beslissen en beschouw dat als extra.
Maken jullie deze berekening mee?
Ja, kosteloos, en we zeggen het eerlijk als de uitkomst negatief is. Een project dat zich niet terugverdient levert een ontevreden klant op, en dat kost ons meer dan de omzet oplevert.
Loont het in jouw situatie?
Vertel hoeveel vragen je per week krijgt. Wij maken de som, ook als die negatief uitvalt.