Er is een rekensom, en die valt vaker negatief uit dan verkopers van automatisering toegeven.
Automatiseren verdient zich terug wanneer de bespaarde tijd maal je uurtarief maal het aantal weken per jaar hoger uitkomt dan de bouwkosten binnen ongeveer twee jaar. Bij dagelijks terugkerend werk is dat meestal binnen enkele maanden. Bij handelingen die een paar keer per jaar voorkomen, vrijwel nooit.
STAP VOOR STAP
Reken het zelf uit
- Meet hoeveel tijd het nu kostNiet schatten maar een week bijhouden. Mensen onderschatten repeterend werk stelselmatig, omdat het in kleine stukjes over de dag verspreid zit.
- Vermenigvuldig met je werkelijke uurtariefGebruik het tarief van degene die het werk doet, inclusief werkgeverslasten. Bij een administratief medewerker is dat een ander getal dan bij jezelf.
- Vermenigvuldig met 46 werkwekenDat is je jaarlijkse kostenpost voor dit ene proces. Bij twee uur per week en een tarief van vijftig euro kom je op zo'n 4.600 euro per jaar.
- Zet daar de bouwkosten tegenoverEen koppeling begint rond €950, een applicatie vanaf €2.950. Deel de bouwkosten door de jaarlijkse besparing en je hebt de terugverdientijd in jaren.
- Tel de fouten meeHandmatig overtypen levert fouten op, en fouten kosten herstelwerk en soms klanten. Dat is lastiger te becijferen maar zelden nul.
- Trek de lopende kosten erafHosting, onderhoud en bij AI het modelverbruik. Reken met de netto besparing, niet de bruto.
VALKUILEN
Wanneer je het niet moet doen
Bij lage frequentie verdient niets zich terug, hoe irritant de handeling ook is. Irritatie is een slechte rekeneenheid.
Ook wanneer het proces nog verandert, is wachten verstandiger. Automatiseren van iets dat over een halfjaar anders werkt, is twee keer betalen.
- Lage frequentie — een paar keer per jaar verdient niets terug.
- Proces verandert nog — wacht tot de werkwijze vaststaat.
- Systeem wordt vervangen — koppel niet naar iets dat verdwijnt.
- Terugverdientijd boven twee jaar — meestal een teken om het niet te doen.
- Wel: dagelijks werk — daar zit vrijwel altijd winst.
- Wel: werk met foutrisico — de verborgen kostenpost.
VEELGESTELDE VRAGEN
Meer over terugverdientijd
Wat is een acceptabele terugverdientijd?
Voor de meeste MKB-bedrijven is binnen een jaar goed en tot twee jaar verdedigbaar. Daarboven zijn de aannames meestal te onzeker om er een investering op te baseren.
Raden jullie automatisering weleens af?
Regelmatig. Als de rekensom niet uitkomt, zeggen we dat in het eerste gesprek. Een project dat niet had moeten bestaan, levert een ontevreden klant op en dat kost ons meer dan de omzet oplevert.
Telt tijdwinst die niemand opmerkt ook mee?
Alleen als die tijd ergens anders naartoe gaat. Twee uur besparen die opgaat aan iets anders zonder waarde, is geen besparing maar een verschuiving. Wees daar eerlijk over in je berekening.
Loont het in jouw situatie?
Vertel welk werk terugkomt en hoe vaak. Wij maken de rekensom en zeggen ook als hij negatief uitvalt.