Uren op een briefje, verlofaanvragen per app en de planning in een gedeeld bestand. Dat werkt tot het niet meer werkt.
Een medewerkersportaal begint bij €2.950 voor één afgebakend proces, bijvoorbeeld urenregistratie met goedkeuring. Met koppeling naar je planning of salarisadministratie en meerdere rollen ligt het tussen €8.000 en €20.000. De koppelingen bepalen de prijs meer dan het aantal schermen.
WAT ERIN HOORT
Begin bij wat nu op papier gaat
Het portaal dat gebruikt wordt, lost eerst op wat mensen nu irriteert: uren doorgeven, verlof aanvragen, weten wanneer je waar moet zijn. Niet alles wat een HR-systeem kan.
Voor medewerkers die buiten werken telt vooral dat het op een telefoon werkt. Een portaal dat alleen achter een bureau bruikbaar is, wordt door de helft van je team niet gebruikt.
- Uren achteraf overtypen? — Daar ontstaan fouten en ongefactureerde uren.
- Verlofaanvragen per app of mail? — Dan is er geen overzicht en raakt er iets zoek.
- Planning in een gedeeld bestand? — Eén verkeerde versie en er staat niemand op locatie.
- Uren registreren op locatie — op de telefoon, direct na het werk.
- Goedkeuring in één klik — leidinggevende ziet en accordeert.
- Verlof aanvragen en zien — saldo inzichtelijk, geen mailwisseling.
- Planning inzien — wie waar wanneer, altijd actueel.
- Documenten op één plek — contracten, instructies, certificaten.
- Koppeling met je administratie — goedgekeurde uren stromen door.
WAT HET OPLEVERT
Minder overtypen, minder navragen
De winst zit op twee plekken: uren die niet meer overgetypt worden, en vragen die niet meer gesteld worden omdat mensen het zelf kunnen opzoeken.
Reken het na voordat je begint. Uren per week aan administratie maal het tarief van wie het doet maal 46 weken — komt daar minder uit dan de bouwprijs, dan is het geen goed idee en zeggen wij dat.
- Uren direct in het systeem — geen tweede invoer, geen typefouten.
- Minder vragen aan kantoor — mensen zoeken het zelf op.
- Sneller factureren — goedgekeurde uren zijn meteen bruikbaar.
- Overzicht van verlof — zonder bijhouden in een apart bestand.
- Rechten per rol — medewerker ziet zichzelf, leidinggevende zijn team.
WANNEER NIET
Wanneer je dit niet moet bouwen
Bij een klein team dat elkaar dagelijks spreekt, lost een portaal een probleem op dat je niet hebt. Onder ruwweg tien medewerkers is de administratieve last meestal te klein om de bouw terug te verdienen.
En als je salarispakket al een medewerkersportaal heeft dat je niet gebruikt, is de vraag eerst waarom dat zo is. Vaak is het antwoord dat niemand het heeft ingericht — dat is goedkoper op te lossen dan iets nieuws bouwen.
- Klein team — onder tien mensen zelden rendabel.
- Je pakket heeft er al een — onderzoek eerst waarom het niet gebruikt wordt.
- Processen liggen niet vast — automatiseer geen werkwijze die nog verandert.
- Niemand gaat het beheren — een portaal zonder eigenaar zakt in.
VEELGESTELDE VRAGEN
Meer over medewerkersportalen
Werkt het op een telefoon?
Ja, dat is meestal juist het uitgangspunt. Monteurs en buitendienstmedewerkers registreren op locatie; het scherm daarvoor is bewust eenvoudiger dan de kantoorversie.
Koppelt het met onze salarisadministratie?
Bij gangbare pakketten met een API in vrijwel alle gevallen. Goedgekeurde uren stromen dan door zonder overtypen. Wij toetsen vooraf wat de koppeling toelaat.
Wat kost het?
Vanaf €2.950 voor één proces zoals urenregistratie met goedkeuring. Met koppelingen en meerdere rollen tussen €8.000 en €20.000, met een vaste prijs vooraf.
Kunnen we klein beginnen?
Ja, en dat raden we aan. Begin met het proces dat nu het meeste irriteert. Na een paar maanden gebruik weet je beter wat de volgende stap moet zijn dan nu op papier.
Wie kan erbij?
Dat bepaal jij met rollen en rechten: een medewerker ziet zijn eigen gegevens, een leidinggevende die van zijn team. Toegang intrekken bij vertrek hoort bij de standaardprocedure.
Minder administratie?
Vertel welk proces nu op papier of in een bestand gaat. Wij rekenen voor wat een portaal oplevert.